RESOLUCIÓN 00004305 DE 2010
por la cual se dictan normas relacionadas con el funcionamiento e integración del Comité de Conciliación del Ministerio de la Protección Social.

(octubre 25)

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 1214 de 2000 determinó las funciones del Comité de Conciliación de que trata la Ley 446 de 1998 y, en virtud de este Decreto, fue expedida la Resolución 3580 de 2007, modificada por la Resolución 2185 de 2008, mediante la cual el Ministerio de la Protección Social reglamentó el funcionamiento del Comité de Conciliación.

Que el Decreto 1716 de 2009 reglamentó el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el Capítulo V de la Ley 640 de 2001, derogando entre otros, el Decreto 1214 de 2000.

Que el Presidente de la República a través de la Directiva Presidencial 05 del 22 de mayo de 2009 fijó instrucciones para el adecuado ejercicio de la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad en materia de lo contencioso administrativo señalando, entre otras cuestiones, que el Comité de Conciliación debe estudiar las solicitudes en el menor tiempo posible y de manera oportuna.

Que el numeral 8 del artículo 2° de la Ley 1341 de 2009 indica que “Con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones”.

Que dado lo anterior, se hace necesario actualizar el funcionamiento y composición del Comité de Conciliación y optimizar tiempos, distancias y recursos disponibles para garantizar la participación de todos los miembros en las decisiones del mismo, a través del uso de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones, dando aplicación a los principios de eficacia, economía y celeridad, como principios orientadores de la función pública.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Principios. Los miembros del Comité de Conciliación del Ministerio de la Protección Social, los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

Artículo 2°. Composición. El Comité de Conciliación estará conformado por los si­guientes funcionarios:

1. Miembros con voz y voto:

a) El Ministro de la Protección Social o su delegado

b) El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces

c) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo

d) El Director General de Seguridad Económica y Pensiones

e) El Director General de Protección Laboral.

2. Miembros con voz y sin voto:

a) Los funcionarios que por condición jerárquica y/o funcional deban asistir según el caso concreto.

b) Los apoderados que representen judicialmente los intereses del Ministerio en cada caso que se someta a consideración del Comité.

c) El Jefe de la Oficina de Control Interno

d) El Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo 1°. La participación de los integrantes del Comité es indelegable, con excep­ción de lo dispuesto en el literal a) del numeral 1 del presente artículo.

Parágrafo 2°. El Comité podrá invitar a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a las sesiones en que sea invitado con derecho a voz.

Parágrafo 3°. El Jefe de la Oficina de Control Interno participará en las sesiones del Comité de Conciliación para verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan el funcionamiento y la toma de decisiones del Comité de Conciliación y para supervisar la ejecución efectiva de las decisiones tomadas por el mismo.

Artículo 3°. Sesiones del comité. El Comité de Conciliación sesionará ordinariamente dos (2) veces al mes, por convocatoria que haga la Secretaría Técnica y extraordinariamente cada vez que se presente una circunstancia que así lo amerite.

Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

Estas sesiones se realizarán de forma presencial o virtualmente a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité.

La sesión virtual deberá desarrollarse dentro del término que especifique la convocato­ria, dentro del cual cada miembro que participe virtualmente deberá diligenciar el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.

Artículo 4°. Quórum. El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miem­bros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

Artículo 5°. Funciones del comité. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado contra la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; las deficiencias en las actuaciones administrativas y en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de la conciliación y los otros mecanismos alternos de solución de conflictos.

5. Determinar en cada caso la procedencia de la conciliación previo análisis de las pautas jurisprudenciales consolidadas.

6. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

7. Evaluar y decidir las acciones de repetición y el llamamiento en garantía

8. Fijar criterios para la selección de abogados externos.

9. Designar el secretario técnico.

10. Dictarse su propio reglamento.

11. Las demás que le sean asignadas.

Artículo 6°. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica designada por el Comité de Conciliación, cumplirá con las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la Gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Ministro de la Protección Social y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia o quien cumpla sus funciones.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

5. Llevar el control de participación de los miembros del Comité a cada una de las reuniones, dejando constancia en el acta respectiva e indicando cuáles ausencias fueron debidamente justificadas.

6. Rendir informe de las acciones de repetición que conozca el Comité.

7. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Artículo 7°. Convocatoria. El Secretario Técnico convocará con una antelación no me­nor de cinco (5) días a sesiones ordinarias a los miembros del Comité por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora y el lugar o forma de la reunión. Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité.

La citación física o electrónica deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la sesión virtual o el lugar en caso de que sea posible y necesaria la presencia física de los miembros. Además, deberá especificar el objeto de la sesión y anexar por vía electrónica el respectivo orden del día, las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.

Parágrafo 1°. Los miembros del Comité de Conciliación podrán rechazar la convocatoria física o electrónica cuando no esté acompañada de los anexos de que trata el presente artículo.

Parágrafo 2°. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de sesión extraordinaria presencial, cuando considere que un caso específico puesto a consideración para sesión virtual, amerita o requiere un estudio especial. De suceder lo anterior, dicho asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días siguientes.

Artículo 8°. Procedimiento previo a la convocatoria y desarrollo de las sesiones. El Comité de Conciliación, en ejercicio de la facultad otorgada en el numeral 10 del artículo quinto de la presente resolución, definirá dentro de su reglamento el procedimiento detallado para el reparto y preparación de los asuntos que deberán ser presentados por el respectivo abogado para el estudio del Comité y determinará la forma en que deberán surtirse las sesiones, considerando un procedimiento diferenciado para las sesiones virtuales y las presenciales, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 3° de la presente resolución.

Artículo 9°. Fichas técnicas. Cada caso puesto a consideración del Comité de Conci­liación deberá estar contenido en una ficha técnica elaborada por el abogado respectivo, de conformidad con el diseño unificado realizado por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia o la dependencia que cumpla sus funciones, las cuales estarán a disposición de los miembros del Comité.

Artículo 10. Actas. Al final de cada sesión del Comité de Conciliación, el Secretario Técnico dejará constancia de las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros en el acta respectiva. Las fichas técnicas harán parte integral del acta correspondiente a la sesión en que fueron discutidas.

Dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión las actas deberán ser remitidas por medios electrónicos para revisión y observaciones de los miembros del Comité. En caso de que a los tres (3) días siguientes al envío del proyecto de acta un miembro no realice ningún tipo de observación, se entenderá que hay acuerdo respecto de su contenido. Después de corregidas las observaciones que efectivamente se presenten, se reenviará el acta impresa para firma de cada uno de los miembros del Comité, quienes contarán con cinco (5) días hábiles para devolverla debidamente firmada.

Artículo 11. Aplicación de las Decisiones del Comité. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación o por el Ministro de la Protección Social serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados del Ministerio en los procesos a su cargo.

Artículo 12. Acción de repetición. De acuerdo con el numeral 6 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, una vez producido un fallo condenatorio para la entidad, deberá evaluarse la posibilidad de iniciar acción de repetición, informando sobre esta decisión al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, para lo cual se anexará copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y se señalará claramente el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

Artículo 13. Publicidad. El Ministerio deberá publicar en la página web las actas con­tentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la transparencia en las decisiones del Comité.

Artículo 14. Indicadores de Gestión. El Comité elaborará indicadores de cumplimiento de las funciones asignadas al mismo en el artículo 19 del Decreto 1716 de 2009 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Parágrafo. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión, con fundamento en el cual se asignarán responsabilidades en diferentes áreas del Ministerio.

Artículo 15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de a fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 3580 de 2007, modificada por la Resolución 2185 de 2008.

Dada en Bogotá, D. C., a 25 de octubre de 2010.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Publicado por: Mauricio Cadena R.